チャットツール

チャットツール

スポンサーリンク

役立つモノ・コト

【超オススメ】ビジネスチャットツールの特徴を分かりやすく解説

2019-12-03

ポイント

この記事を読むと、次のことが分かります。

ビジネスチャットツールの特徴

・ビジネスチャットツールの使用感

・ビジネスチャットツールを今後使用すべきかどうか

 

現在、ビジネスチャットツールが電話やメールの代わりとして、注目されています。

とはいえ、チャットは本来、雑談という意味のため、ビジネスツールとして使用するのには、抵抗を感じてしまうかもしれません。

では、実際のところ、ビジネスチャットツールは今後しようすべきツールなのでしょうか?

今回は、ビジネスチャットツールの特徴、使用感、今後しようすべきかについて解説していきます。

 

それでは、解説していきます。

 

 

ビジネスチャットツールとは

conference, video, web

ビジネスチャットツールを利用したビデオチャット

 

ビジネスチャットツールとは、いつどこにいても、コミュニケーションを可能とするための、ツールです。

LINEのチャット機能を利用したことがあるならば、そのビジネス版と思っておけば、一番分かりやすいと思います。

 

「メールでもコミュニケーションはとれるのでは?」と思うかもしれません。

たしかに、その通りです。

しかし、メールの返信を面倒に感じたことはありませんか?

日本人は、良くも悪くも礼儀を重んじます。

メールを送る際には、手紙のように、挨拶文を混ぜたりするなど、不要な情報が多い、長文になりがちです。

 

長文になれば、読むのは面倒に感じます。

また、返信にも気を遣わなければなりません。

結果として、読むことも返信も面倒になり、後回しにされがちになります。

最悪の場合、重要な情報が、読まれることなく、忘れられてしまう可能性もあるのです。

 

その点、ビジネスチャットワークは、必要な情報のみを、特定の人物(またはグループ)に伝えることができますので、無駄がありません。

ビジネスチャットワークは、必要な情報を、無駄なく効率的に伝えるための、ツールと言えます。

 

ココが使いやすい!ビジネスチャットツールの特徴

では、具体的にビジネスチャットツールの特徴(良いところ)を3つ紹介します。

・複数人とのコミュニケーションやファイル共有が可能

・外出先で会議が可能

・タスク管理ができる

 

それぞれ、詳しく説明していきます。

 

複数人とのコミュニケーションやファイル共有が可能

ビジネスチャットワーク最大のメリットは、複数人に同時にメッセージを送ることができることです。

例えば、メンバー全員に伝えたいメッセージがあれば、ボタン1つで、一斉に送ることができます。

 

また、ファイルの共有も可能ですので、すぐに目を通して欲しい資料のデータをグループで共有すれば、メンバーがどこにいても、資料を見てもらえます。

これにより、情報の伝え忘れ、資料の渡し忘れなどのミスを防ぐことができます。

外出先で会議が可能

会議と言えば、特定の場所に集まって、おこなうことが普通です。

ですので、例えば、4時から会議がある場合には、それまでに会社に戻れるように、仕事の計画を考える必要があります。

 

しかし、ビジネスチャットツールがあれば、パソコン(またはスマホ)が使用できる環境さえあれば、いつでも、どこでも、会議ができます。

文字ではなく、会話を通して、状況を確認したいという場合でも、製品によっては、音声チャットやビデオチャットを使用することができますので、問題ありません。

これにより、時間の使い方にも幅が広がります。

 

タスク管理ができる

タスク管理とは、ToDo管理とも言われており、簡単に言えば、今やるべき仕事を視覚的にまとめることです。

ビジネスチャットツールはコミュニケーションをとるだけではなく、タスク管理をおこなうこともできます。

 

チャットにて指示を受け、それをそのままタスク管理し、まとめておけば、忘れることはありません。

期限などの設定もできるので、期限の近い仕事を一目で確認することもできます。

これにより、大きな手帳を持たなくとも、仕事の管理ができるようになります。

 

 

ビジネスチャットツールの使用感

 

ビジネスチャットツールを実際に導入している、企業からは次のような声が聞こえてきます。

 

・仕事効率が抜群に良くなる

・社員以外の人とも仕事ができるようになる

それぞれ、詳しく解説していきます。

 

仕事効率が抜群に良くなる

先ほどから、繰り返し説明させていただいていますが、ビジネスチャットツールによる、仕事の効率化は、実際の現場でも体感されています。

会社の外に出て、人と会うことを中心に仕事をされている人(営業担当)は、特に、その効果を実感しています。

なぜならば、営業担当の人は、お客様と会うために、移動時間が必要です。

この移動時間が結構ネックで、道路の渋滞や電車のちょっとした遅延だけでも、一日の予定が大幅に狂ってしまうこともあります。

 

しかし、ビジネスチャットツールがあれば、移動中であっても、コミュニケーションをとることや資料の確認が可能です。

時間の無駄が大幅に減りますので、結果として、効率も上がり、残業もなくなります。

 

もちろん、管理職のような、内勤の人にとっても、営業の状況をすぐに確認することができるので、非常に効率が良くなります。

働き方改革が必要とされている今、会社全体として、仕事の効率が良くなることは、大きなプラスなのです。

 

社員以外の人とも仕事ができるようになる

今では、副業として、本業以外の仕事をおこなう人も増えてきました。

企業としても、そういった人は、即戦力として働いてもらうことができるため、一緒に仕事をしたいと考えています。

ただ、働く人にとっては、いくら副業とはいえ、他の企業と契約するとなると、少し抵抗を感じてしまうかもしれません。

 

そこで、ビジネスチャットツールを利用することができます。

ビジネスチャットツールは、フリーメールアドレス1つでコンタクトがとれるため、その他の個人情報が漏れることはありません。

契約内容に応じて、成果に対して報酬をもらうのみの関係で、ビジネスをおこなうことができます。

つまり、企業にとっても、働く人にとっても、ビジネスチャットツールを利用すれば、安心して仕事ができるのです。

 

 

ビジネスチャットツールの残念なところ

ここまで、良いところを中心に解説していきましたが、1つだけ残念なところがあります。

 

それは、人とのつながりが薄くなることです。

コミュニケーションの大部分がチャットでできるため、仕事が効率的におこなえるようになる一方で、直接会うことが減るため、人の良さを感じることができません。

 

日本は昔から、人と人とのつながりで、ビジネスが成り立っていきました。

人の良さが、時に製品の良さ以上に評価され、業績を残した企業も、多々あります。

そんな古き良き日本の風潮が、効率化を求めるが故に薄れていってしまうのは、少し残念なところと言えます。

 

ビジネスチャットツールは使用すべきツール

 

ここまで、ビジネスチャットツールの良いところ、悪いところを説明していきましたが、

トータルで考えると、ビジネスチャットツールは使用すべきツールです。

 

今後、日本の人口は減り続けます。

そうなると、間違いなく人手不足になります。

そのときに、今の生産性を維持するには、仕事をいかに効率化できるかどうかが、鍵となります。

 

「そうなってから使えばいいのでは?」と思うかもしれませんが、それでは遅いです。

ビジネスチャットツールに限らず、何かツールを導入し、企業やグループに浸透させるのには、時間がかかります。

つまり、人手不足になってから導入しても、使い方が浸透せず、余計にパニックを起こす可能性があるのです。

せっかく、便利なツールがありますので、今から使いこなせるようにして、ビジネスの効率化を図ってください。

 

とはいえ、先ほども説明した通り、全てをビジネスチャットツールに任せるのはどうかと思います。

やはり、人と人とのつながりは大切です。

時には、時間をしっかりと確保し、直接会って話すことも大切にすることが、より良い業績につながるのではないかと思います。

 

ビジネスチャットツールを選ぶポイント

 

使用するとはいえ、様々なビジネスチャットツールがありますので、どれを利用すれば良いのか悩んでしまうと思います。

ツールを判断するときには「シンプルイズベスト」の精神で見てください。

ビジネスチャットツールは、仕事を効率化することが目的です。

それであれば、最低限必要な機能がついているものを選べば問題ありません。

 

製品ごとに、さまざまな付加機能がついてる場合がありますが、不要なものがついている製品を選び、値段だけが高くなってしまっては、意味がありません。

仮に、後でその機能が必要になったとしたら、そのときに変更を検討すれば問題ありません。

まずは、今のビジネスに必要な最低限の機能に着目し、ビジネスチャットツールの製品選びをしてください。

 

特にオススメはSlackとチャットワーク

必要最低限という点では、「Slack」と「チャットワーク」が使いやすいです。

どちらも、シンプルで使いやすいように構成されていますので、初心者にとっては特に分かりやすいです。

 

Slackの場合は、全世界で使われていますので、外国人や外国の企業とも、使用を考えるのであれば、オススメです。

ただし、制作が海外企業のため、言語が全て英語になっていますので、ご注意ください。

 

チャットワークの場合は、日本の企業が開発したものですので、ほぼ日本国内専用の製品です。

日本国内のみでしか、使用しないのであれば、使いやすくオススメです。

 

どちらの製品も、制限はありますが、無料で利用することもできます。

まずは、無料で試してみるところから、始めても良いでしょう。

 

まとめ

今回は、ビジネスチャットツールの特徴、使用感、今後しようすべきかについて解説していきました。

もう一度整理すると、

・ビジネスチャットツールを利用すれば、いつでも、どこでもコミュニケーションをとることができる。

・ビジネスチャットツールとは、仕事を効率化する上で、非常に役立つツールである。

・ビジネスチャットツールとは、今後使用すべきツールである。

となります。

 

ビジネスチャットツールが、仕事の生産性を高めてくれます。

ビジネスチャットツールを積極的に利用して、仕事の効率化を図ってください。

スポンサーリンク

-役立つモノ・コト
-

Copyright© ミュウ ジョブ , 2019 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.