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営業事務と一般事務の違いは?求められるスキルは何?|現役の会社社長が解説します

投稿日:2019-06-20 更新日:

・営業事務と一般事務との違い
・営業事務は営業との連携が大事
・営業事務に求められるスキルは?

営業事務とは、会社によっては営業アシスタントとか営業サポートと呼ばれることのある職種です。

営業事務は営業とのチームワークが大切になってくる仕事で、一般事務とは比べものにならない、とてもやりがいのある職業です。

とはいえ営業事務と一般事務との違いは何なのか、そして営業事務をするにはどういったスキルが必要なのかという疑問をお持ちではないでしょうか。

そこで今回はそんな営業事務についての疑問を、40年の営業経験の筆者の体験してきた観点から、解決します。

3分で読める内容となっていますし、営業事務のことがよくわかると思いますので、まずはご一読ください。

営業事務と一般事務との違い

営業事務

営業事務と一般事務との違いは、業務的には似ている部分もあり、わかりにくいと思います。

しかし、営業社員や社長の立場から見た場合は、大きく違いがあります。

筆者もこれまでに、事務員を求人募集し、雇用してきました。今は当社には、営業事務しかいません。

一般事務に就職する人は、入社使用する会社の事業に対しての思いや興味関心が比較的少ない人が多い印象があります。

事務職という仕事に興味関心があるのであって、会社の事業自体にはあまり興味を持っていない印象があります。

先日書いた記事「消える職業 なくなる仕事」でもお伝えしていますが、一般的な普通の事務員の仕事はすでに消えかかっています。

 

ビジネスマナーを問われる

営業事務は一般事務とはあまり違いがないと思う方もいらっしゃるかと思います。

確かに基本的な部分ではほぼ一緒です。

電話やデータ入力など一般事務と同じような作業をすることもあります。

しかし幅広い部署で仕事をする一般事務と違い、営業事務は営業の部署などに配属されます。

主に一般的な事務作業をする一般事務に比べ、営業同様顧客ともやりとりをしなければならない営業事務は、一般事務の作業に加えてコミュニケーションスキルやビジネスマナーを問われる場合が多いです。

また営業事務は営業の秘書的な役割も行い、営業不在時の顧客対応はもちろん、クレーム初期対応(電話がかかってきたとき)まで行わなくてはいけないため、気配りさも重要視されます。

ですので、電話やお客様来店時に接する際の敬語の使い方やお茶の出し方や引き退る際のおじぎや、お客様への声がけなど、一般事務より高いレベルを期待されます。

営業マンは、心強い営業事務がいるかどうかで自分の生産性にも影響が出ますので、良い営業事務の方と出会うことを願っている営業担当は多いです。

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給料が高い

もう一つの違いは、営業事務は事務作業プラスアルファとして営業のサポートをしなくてはいけないため、給料が一般事務やその他の事務よりも比較的高い傾向があります。

一般事務と比べると、プラス10%以上は違ってきます

営業事務は事務作業に加えて、顧客とのコミュニケーションなど、一般事務に比べ求められる仕事の内容が多いために、給料が高くなっているのではないでしょうか。

営業マンによっては、自分自身のミスが拡大する前に営業事務の対応により、簡単な謝罪でお客様にご理解納得していただける場面もあり、これらの対応能力が高い営業事務には筆者自身も営業マン並みの給料設定にして良いと考えています。

このように営業事務の給料が高いことも、やりがいの一つになると思います。

入社当初から高い設定にはならないかもしれませんが、半年一年と経過する中で、いないと困る存在にまでなれば、営業マン以上の給料設定になってもおかしくないと思います。

 

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営業事務は営業との連携が大事

営業サポート

rawpixel / Pixabay

営業事務は営業担当者には欠かせない、営業のサポートやバックアップを行う仕事です。

その仕事内容は、電話やデータ入力などの事務作業から、営業用の資料・提案書・請求書・見積書の作成、商品の在庫管理などです。

またクレームの最初の窓口や顧客対応なども営業事務の仕事となり、事務ではありますが、幅広い仕事をする職業です。

そのためビジネスマナーや、コミュニケーション能力が必要となる場面があります。

よって営業事務は営業とのチームワークが大切になってくる仕事です。大変難しそうな仕事ですが、営業事務は営業から感謝されたときや、信頼関係を築けたときに、やりがいを感じる方が多く、コミュニケーション能力が高い方や、気配りができる方が向いている職業です。

もう少しわかりやく言えば、営業事務の仕事とは、一般的な事務仕事はあるが、中心となるのは、営業のサポートです。一緒に営業についていくわけではなく、事務所の中にいて、営業が見落としていること、気づいていないこと、失敗しそうなこと、など様々な部分で”世話を焼く”イメージだと思います。

一般事務職の人は、自分の仕事の範囲を決めていて、それを飛び越えた仕事をしたがりませんね。営業事務は営業が困っていたら助けてくれる人です。

一般事務職の人が、範囲を決めてしまい、それを超える仕事をしない典型的な言葉があります。「それは私の仕事ではありません」筆者は、こういう発想があるから、今淘汰されようとしているのだと思います。

営業マンが会社の大事な事業の対応で、困っているときに声をかけたり手を貸したり、営業マンに時間がないのなら代わりにメールを送る・ファックスを送ることをしてくれるのが営業事務の仕事です。

営業事務に求められるスキル

ビジネスマナー

営業事務は一般的な事務作業の他に、顧客や取引先への対応や営業の秘書的な役割もこなさなければなりません。一般事務と比べても、営業とのチームワークや臨機応変な対応が営業事務には求められます。よってビジネスマナーは、営業事務には求められているスキルの一つではないでしょうか。

ビジネスマナーは、会社の研修やビジネスマナー検定など、資格などでもあるので、習得しておくといいでしょう。また秘書検定を取得しておけば、ビジネスマナーやスケジュール管理能力も身につくので、おすすめする資格です。

コミュニケーションスキル

営業事務にビジネスマナーと同じくらい、求められているのがコミュニケーションスキルです。顧客対応も営業事務の仕事の一つですし、営業事務で一番求められているスキルかと思います。

自信のない方は、ビジネスマナー同様にコミュニケーションスキルを高められる研修やセミナーに参加し、少しでも自信を付けておきましょう。コミュニケーションスキルはすぐに習得できるものではないですから、日々の生活から、コミュニケーションを高めていくことが大切です。

コミュニケーションスキルとともに気配りも意識して仕事をしていくことが、営業事務にもまた大切なことです。

事務処理能力

コミュニケーションスキルやビジネスマナーだけではありません。プラスアルファで事務作業もこなさなければならないのが、営業事務です。事務作業には迅速にかつ、丁寧な仕事が求められます。プレゼンテーションの作成能力も必要になる可能性もありますので、パソコンスキルなども合わせて習得しておきましょう。

まとめ

今回は営業事務と一般事務との違いや、営業事務に求められるスキルはどういったものなのかを40年の経験がある私の観点から解説致しました。

中には、「こんなに営業事務の仕事が大変だと思わなかった・・・」「私は一般事務でいい」とか考えている人がいるかもしれません。

しかし、一般事務の仕事は、もはや消えつつある仕事です。

厳しい言葉で大変申し訳ないが、いくらでも替えのきく職種でもあります。

しかしレベルの高い営業事務には、替えはいません。もし何かの事情で辞めてしまう場合は、会社は求人情報を出すか、残っている一般事務のスタッフの中から、可能性ある人を探そうとします。

ですから、優秀な営業事務の退職は会社にとっては、普通の営業マンが退職するよりも「痛手」です。

営業事務にはそういう働きがいやりがいがあります。迷っているなら、ぜひチャレンジすることをお勧めします。

最初から、営業のサポートをすることができる人は、いません。少しずつ時間をかけてそういう段階へと進化していくのです。

 

営業事務は時には顧客やクレーム対応もすること、一般事務との違いはコミュニケーションやビジネスマナーが問われてくる、営業事務に求められるスキルは、事務処理能力に加え、営業するものの専門知識が求められることがお分かりいただけたかと思いますが、いかがだったでしょうか。

営業のように、契約などの営業成績を目標として業務に従事する事はしません

しかしそれ以外は、ほとんど営業と同じように、コミュニケーションスキルのビジネスツールの使いこなしなど、できる範囲が広がるほどにやりがいも増え、評価も上がり、給料が高くなるという珍しい職種かもしれません。

筆者が思うには、消える職業・なくなる仕事には該当しない、残っていいく仕事だと思います。

そのため本を読んだり、オーディオブックで耳から聞いたり、勉強をして起きましょう

忙しいあなたも、耳は意外とヒマしてる - audiobook.jp


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