時間マネジメントして 生産性を上げる

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仕事

時間マネジメントして仕事の生産性を上げる

投稿日:2019-05-26 更新日:

時間マネジメントして生産性を上げる

仕事をする上で時間は何よりも貴重な資源です。
たとえどんなに大富豪であっても、時間を取り戻すことはできない。
仕事をする上で、時間マネジメントに変わる貴重なものはありません。
それが生産性を上げることに、繋がるからです。
では、掘り下げてみましょう。

時間マネジメント|時間を有意義に使う

時間を有意義に使う」
私たちは、この言葉の意味を、本当に理解しているだろうか?
価値を生み出さない事に使ってしまった時間・生産性の低い時間は、ないだろうか。
それは、損失(ロス)だということです。
時間をマネジメントしていない状態です。
つまり生産性が上がらないという事になります。
時間の有効活用
有意義ではない時間(=ロス)なのかどうかと判断する基準は、「もしもその事をしなかったとすると、どんな困ったことが起こるのか」です。
実際には、しなくても困らないことに、時間を使っていることは、非常に多いです。
そして残念なことに、完全になくすることはできません。
しかし、ロス時間を減少させることはできます。
ロスした時間=損した時間=ムダになってしまった時間。
これを無くして、重要な物事に時間を使えるようにするのが「時間マネジメント」です。
時間マネジメントで、有意義ではない時間を減らし、生産的なことにその時間を使うことで、生産性を上げることができます。
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時間マネジメント|代表的なロス時間

仕事の時間、特に営業マンの時間の使い方に、フォーカスしてみます。
やらざるを得ないこと、やらないということが出来ないものもある。
しかし、他の何かの業務と併用することや工夫によって、損失を減らす事は出来る

時間マネジメントすべき移動時間・・・車や電車の移動時間

顧客の家に訪問しようとするとき、実際の面談時間30分〜40分の為に、移動する時間は前後1時間必要になることがある。
往復の移動時間と面談時間を合計すると約3時間にもなる。
しかし、そのうちの2時間はただの移動時間です。生産性としてはゼロという事になります。
移動時間
このロス時間を工夫できないか。
自分一人で車を運転中だとかなり難しいが、「訪問先を複数にすること」で1訪問あたりのロス時間が軽減される。
次の訪問先をそのエリアに集中し、他の顧客への訪問予定をスケジュールすることで、ロス時間を減らすことができる。

予定外の相手からの電話+メール+訪問は断ることで生産性を上げることに時間を使える

これらは、すべて想定外のやってきて、私たちの貴重な時間を奪っていくものです。
緊急性のない取引先からの電話。
メールもそうです。急いではなさそうだが、一応目を通しておいた方が良いかもしれないと考えてしまう。
予定外のアポなし来客もそうです。
予定外の来客
これらの中で、相手からの営業訪問であることも少なくない。
実際には、それらを断っても、悪いことは起きません。
取引先会社や銀行等の突然訪問、広告会社のアポなし訪問や営業電話。
毎日送られてくる大量のメール。
それを追いかけるように、またまた営業電話がやってくる。
これらには、すべて失礼のないように、断ればいいのです。

場当たり的に思考しているから生産性が上がらない

営業がPCを見て、思考しているだけの時間。
一見すると、営業アプローチをする準備をしているようにも見えるが、それにかける時間が長すぎます。
営業の根本的な仕事は、何かと言えば、「見込み」を作り続けることです。
それを続けていれば、成約は半自動的に生まれていくものです。
つまり、貴重な時間という資源は、顧客と話したり、メールや手紙を作成する時間に充てるべきなのです。
それが、営業にとって、有意義な時間となり、生産性が上がるのです。
生産性の悪い営業は、手を動かしたり、口を使って顧客と話したり、する時間がとても短いです。
何に使っているのか。
都度、迷いながら考えたり探したりすることに時間を使っている傾向が強いです。
それでは、ロス時間が増える。
迷い
一度考えて、方針を決めたならば、それで何件も何件もアプローチをしない限り、成果の出ないロス時間が増えていくだけです。
また、一つのアクションが終わるときに、次にいつ何をするのか、これを組み立てていけばいいのです。
それによって、未来の予定がどんどん埋まっていきます。
生産性の悪い営業は、それをしないので、スケジュールは常に空白です。
メモ
面談したあと、ハガキ書いたあと、メール・電話したあとに、次は何日に何をどのようにするのか決めてスケジュールに入れてください。
これを行うことで、その日には迷うことなくそのアクションを行うことが出来る。
これを無限に繰り返せば、顧客との予定がないということは発生しません。
都度、場当たり的に考えるというクセをやめることです。
ロス時間が減少します。

時間マネジメントをしていないと、予定外の仕事を頼まれる

これも典型的なロス時間です。
組織として、互いの協力は必要です。
しかし、それは同時に相手の時間を奪ってしまうことなのだとの自覚の上で頼むべきです。
また、互いの行動予定がわかっている中で、相手の時間負担にならないのなら、協力により、効率性が高まることになります。
空白のスケジュール
ただ、そもそもなぜ頼まれるのかというと、スケジュールが白いからです。
予定のないヒマな社員に見えるから頼まれるのです。

過去についての思考時間は生産性を下げるだけ

ビジネスマンにとって、思考することは重要なことです。
ただ、それだけに時間をかけすぎては、ロス時間になってしまいます。
生産性が下がってしまいます。
過去に起きたことについて、考えている時間も同じです。
すでに、終わってしまったことは、何をしたって変わることはありません。
それよりも、今何をするのか、だけを考えてください。時間のマネジメントしてください。
そして、未来についても、遠くにおいてある「ゴール」に向かったなら、未来について考えることもそれでやめるのです。
未来は、今日の瞬間が積み重なって出来上がっていくものだからです。
繰り返しますが、最悪なのは過去の出来事である成功も失敗も、すでに考える価値はありません。
今日のこと、これからすること、今することを考え集中するのです。
過去について、失敗の原因を振り返り、未来に生かすというと、一見良さそうですが、実はその思考の途中から外れて、後悔や失望の中をぐるぐるとさまよう時間に変わってしまいます。
考えるとしたら、1回だけにしましょう。
それで、そのことについての思考は終了しましょう。

生産性をさげる価値を生み出さない共同作業

組織で仕事をしているとき、勘違いをしていることがある。
互いに協力しあって何かをなす。
というと、聞こえは良いが、実は責任不在であったり、管理者がいない状態で、ロス時間を作り続けていることがあります。マネジメントできていない状態です。
それを複数のスタッフで、やることで、どんな価値を生み出すのかを、考えるべきです。
本来は、1+1=2か3になるから、組織で行うメリットがあるのです。
しかし、現実は、1+1=1になっていることが、少なくない。生産性が低い典型的現象です。
単なるお手伝い作業にしかなっていない共同作業は、生産性を下げるロス時間でしかありません。

まとめ

時間にフォーカスして仕事をする。
大事なことです。
P・ドラッカーさんも言っています。
成果を上げるには、時間をマネジメントすることだと。
1週間で良いです。
毎日の仕事にかかる全ての時間をメモするのです。
何に時間を使っているのかを自覚できます。
私たちは、やらなくてもいいようなことに、たくさん時間を取られています。
1日の中でどれだけの時間を本来の自分の仕事に使っているか、というと驚くほど少ないことに気がつきます。
時間マネジメントの重要性に気づきます。
生産性のないことに使っている時間が思っている以上に多いのです。
そして、残念なことにそれらを全部なくすることができないのです。
しかし、時間マネジメントをして、毎日1時間でも2時間でも、ロス時間から有効な時間に変更できれば、生産性を上げることができます。
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