仕事 効率化 ツール

仕事を高速化する効率化ツール!現役社長教える役立つ10選

できるビジネスマンに共通していることは、「仕事が速い」ということです。

彼らが何故仕事が速いか、その理由は、仕事効率化するツールを使いこなし合間時間を短縮しているから。

仕事そのものの作業自体のスピードも繰り返すことで速くはなるが、それよりも圧倒的に合間時間である「準備したり/探したり/調べたり等」という関連時間を短縮しているからです。

働き方改革で、残業は1日一時間程度しか出来なくなるのだから、あなたは仕事につかえる時間が短くなるのに、同じ実績を作らないと行けないわけです。

つまり仕事の効率化を進めることはとても重要ということです

 

しかし頭では分かっていても、どうやったら効率化を実行できるのか、と考えてしまう部分もあるのではないですか。

そこで今回は、現在不動産会社社長である筆者が、最近のツールも含めて、これまでの経験の中で有効だった、仕事効率化ツール10選を紹介します。

3分くらいで読めますし、あなたの仕事の効率化に役立つものばかりなので、ぜひ1つでも2つでも活用してみて欲しい。

いずれのツールも活用していくと、本来業務ではない部分が短縮化されます。

それによって時間が生まれますので、今よりもより考えること/書く事等に、時間を集中できるようになります。つまり、「効率化」出来るということです。

役立つ仕事効率化ツール10選

役立つもの 効率化

Trello

タスクを管理するツールです。タスク管理ツールはこれまでにもたくさんあったが、Trelloはちょと違います。筆者は、内容を知ったときにすぐに登録しました。

Trelloはボードの中でカードを作り、タスク管理ができるツールです。無料でもほぼ全ての機能を使える。

ドラッグ&ドロップでカードを移動できる「かんばん方式」となっており、個人でもチームで共有などでも使えるのがいい所です。見やすいし、分かりやすい。

やってみるとわかるが、「調べる」ことをせずに、あのタスクやプロジェクトがどこまで進んでいるか、漏れてることはないか、などの状況を関係者がPCやスマホですぐにわかる。これが無料で使えるなんて信じられない程、便利!

また様々な外部ツールとの連携も可能なところも便利にできてる。

Trelloを使えば、社内での確認作業などが時間短縮できますね。

https://trello.com/home

②メェーモ

メェーモはオンライン上で、チームでのメモの共有ができるオンラインツールです。人によっては、紙の付箋を使っている人もいると思うが、事情をよく知らない人は、剥がれて落ちてる付箋をゴミだと思って捨ててしまうかもしれない。そんなリスクがなくなります。

現在アプリなどはありませんが、順次作られる予定。

パソコンやスマートフォンからでも、オンラインであれば、メモを確認し、付け加えることもできます。付箋大好きの人には、おすすめです!

パソコン周りに散らかった付箋を探し回る時間はカットできます。

https://meeemo.space

Eight

Eightはビジネスシーンには欠かせない名刺のオンライン管理ツールです。名刺管理は色々なものがあるが、ひとまずEightを入れておけばOKです。

もちろんスマホアプリもあります。カメラで撮影で、ほとんど修正なく登録ができます。

会社名や肩書き、メールアドレスなどをデータ化できます。

また相手もEightを使っていれば、リアルタイムで新しい情報が入ってきます。

名刺交換の後、名刺はどうしていますか。

名刺入れに入れたままであれば、ぜひ利用してみてください。

名刺情報の登録や実際に電話をかけたい時の時間がぐっと短縮できる。

https://8card.net

Stock

Stockはチャットツールだと流れてしまいがちな情報や、ファイル化してしまうとどこに何があるのか分からなくなるといった問題を解決し、必要な情報を手早く見つけることができるツールです。

使うのなら、有料プランがおすすめ。個人というよりもチームでの管理が主体のツールです。

プロジェクトごとにフォルダなどを作ることができ、タスク管理も容易にできます。

https://www.stock-app.info

Slack

Slackは世界中でもっとも使われているというビジネスチャットです。Slackがスゴいのはデバイスを選ばないことです。筆者の会社では社内連絡はこれです。MacもWindowsも選ばないのがスゴい。もちろんスマホでも同じ事ができる。

以前はLINEビジネスやiPhoneのメッセージ機能を使っていましたが、社内連絡に特化して考えると、使いさやすさや見易さは、一番です。

Slackはもともとアメリカでできたビジネスチャットツールで、普通のチャットツールにもある機能の他に、既存のサービスの連携やリアルタイムでのチャットが容易にできます。Evernoteやグーグルドライブなどの外部ツールとの連携も豊富です。

他のチャットツールにはない遊び心があるのが、Slackの特徴です。

動きが軽いことも良いですが、外部ツールから添付したり、長文メッセージもポスト機能など使えば、チャットの画面を文字で埋め尽くすこともなくなる。

社内連絡が簡単になるのは、やはり時間短縮ですね。

https://slack.com/intl/ja-jp/

Zoom

Zoomはオンラインでセミナーやミーティングができる通話ツールです。

通話ツールというとSkypeLINEを思い出すかと思いますが、テレビ電話のオンライン版のようなものがSkypeだとすると、Zoomは対面のセミナーやミーティングをそのままオンラインにしたものです。

ですので、個人というよりも大人数チームでの使い方がマッチする感じです。

場所と場所をつないで画像と音声で大人数とオンラインでコミュニケーション取れますので、移動時間もなくなりますね。

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Evernote

Evernoteは有名なツールなので、知ってるかもしれない。

ノートでも写真でも音声でも、何でも放り込んでおくのに最適です。

エバーノートがスゴいのは、OCR検索機能です。とにかく速い。検索のやりやすさと精度は、筆者の知る限り、最強です。

5年前のあのときに書いたあのメモを見たいなんて事は朝飯前です。その単語や日付けで瞬時に見つけられる。

また、画像の中に認識できる文字があるとそれも検索可能、だからノートもペンもないときは、エバーノートのカメラで写真を撮っておけば、後で検索できます。手書きの文字ももちろん検索可能です。

パソコン・スマートフォン・タブレットでも閲覧や同期、編集が可能でオンライン上のツールだけでなく、アプリもあり便利です。

中でもプレゼンテーションモードという機能があり、Evernoteでそのままプレゼンテーションをすることもできるツールです。

但し、データ量が増えると、起動が遅くなるのが、若干の欠点です。

単純にテキストメモやPDFを蓄積し、後日その文章を探すだけなら、アップルの純正メモアプリが最強です。起動も検索もほぼ一秒です。

https://evernote.com/intl/jp

➇Todoist

Todoistはタスクに特化したオンライン上のツールです。個人だけで使うと考える場合なら、Todoistがおすすめです。

ただのタスク設定だけではなく、タスクの期限・重要度なども設定できるので、優先したいタスクがすぐに把握できます。

デザイン性と使いやすいUIも魅力です。実際の進捗をグラフで見られるのは、面白いです。

パソコン・スマートフォンのアプリもあり、オンラインでも、さまざまなブラウザで使用できます。

https://todoist.com/?lang=ja

Xmind

Xmindはマインドマップのツール。筆者は頭の中を時々整理するために使います。何かが上手くいかないときの問題を発見するときにも有効です。これを知る前までは、白紙のノートに手書きで単語を書き散らかして、関連するものを線でつなげたり等していましたが、マインドマップは体系的に分類していく感じで整理しやすいです。

一つのキーワードからアイデアを発見することも出来る。

頭の中だけできる人もいるかもしれませんが、やはりこういうツールを使うのも仕事が効率化する一つのテクニックかと思います。整理するのが速いです。

マインドマップだけではなく、組織図なども容易に作ることができます。

OSを選びませんし、様々なバリエーションもあり、クリックひとつでアウトラインに変更することも可能です。筆者は、有料プランにしてしまいました。

http://jp.xmind.net

⑩Spark

最後にメールアップリです。なーんだと思うかもしれませんが、何度他のアプリを使っても、結局Sparkの快適さにはどれもかなわないと思います。

外部ツールやストレージとの快適な連携性がいいですし、気のせいかもしれませんが、メール受信が早いし、見やすい。

またメール閲覧後の処理のしやすさも、とにかく快適です。

メールアプリに快適さを求める人なら、Sparkを使っておけば間違いありません。

https://sparkmailapp.com/ja

 

作業効率アップ!仕事を効率化するには|ツール以外では

効率化
geralt / Pixabay

1日のゴールや目標を決める

月の計画や週の計画を達成するには、今日の計画を達成しないといけません。

それは「定時に帰る」「社員の残業時間を〇時間減らす」でもいいのです。1日のゴールや目標を決めることで、仕事も効率化するように考えて仕事ができるようになります。

また思い切って夜に予定を入れてみるのもいいでしょう。

そうすることで、「早く仕事を終わらせなければ」といういい焦りも出てきて仕事がはかどりますよ。

仕事が終わった時が帰る時という発想習慣をやめよう。

何時までに終わらせる、と考える習慣にしよう。

しかし、時間に執着しすぎて、仕事は完了していないが定時になったら帰ろうを繰り返していると、そのうちに「仕事に責任を持たない人」と呼ばれるようになり、評価は当然下がり、給料も下がる可能性が大です。

ふせんなどでタスク管理

付箋というと学生の勉強かと思うかもしれませんが、付箋でも気軽にタスク管理ができます。

仕事でやらなければならないことを付箋に書き、ノートなどに貼れば、今何をすればいいかが一目瞭然です。

筆者も若い頃には、この方法をやってました。付箋用にノートから中のページを抜き取り、見開きだけの状態にして、左側は急いでないがやるべきこと、右は金的にやるべき事と分けて管理をしていました。

でも、結局付箋は、いつまでにや重要度合いなどを一目でわかる状態にはしにくいことと、何かの弾みで付箋がはがれ落ちてしまうことがあって、大変な目にあったこともあります。

手軽ではあるのですが、リスクがあります。

「ポモドーロ・テクニック」を使う

「ポモドーロ・テクニック」とは要は時間管理のことで、25分作業して5分間休憩する、をくり返すテクニックのことです。

実際私もポモドーロ・テクニックを利用していますが、ずっと作業をやりっぱなしではなく、休憩時間もあるので、無理なく作業をこなすことができます。

実はこの方法は、生産を落とさない方法でもあります。

これは主観ではなく、研究データにあります。

ついつい集中しすぎて、あとでその反動が出てしまいがちですが、こまめな定期的休憩は、集中力がきれずに生産性を高めます。

時間を測るのが難しいときは、こちらもアプリやツールがあるので利用してみるといいでしょう。

まとめ

生産性のない時間を削減か削除が、仕事の効率化では一番重要です。

試しに、自分の時間の使い方を細かーくウォッチングすると、驚くほど生産性のないことに時間を使っていることに気づくでしょう。

それを無くするだけでも、残業が短くなってしまう部分をカバーできるかもしれない。

あるいはその時間をお客さんとの面談やアプローチ時間に使えば、売上が上がり成績優秀な営業マンと言われるかもしれない。

本日紹介した部分的に重なるツールもあります。

自分に最適なツールを見つけて、仕事を効率化できるようになってください。

 

仕事と人生は、非常に多くの時間が重なっています。

つまり仕事が面白いとか、好きなことを仕事にしてるというのは、すごく幸せなことでもあり、良い人生にもつながっていくと思います。

仕事の効率化のツールを記事にしたのも、もっと仕事ができるようにと考えたからです。

 

もし効率化なんて興味ないし、今の仕事はいつまでやるかわからないし、ルールとか面倒そうなどと思っているのなら、今の仕事では自分の人生もつまらなくなってしまうかもしれません。

もしそういう状況にあるのなら、効率化ではなく転職したほうがいいのかもしれません。昔、筆者が転職していた頃にはなかった転職エージェントという人がアドバイスやフォローをしてくれると聞いてます。

その人が自分のセールスポイントを見つけてくれて、仕事を紹介してくれる可能性もあります。

人生の時間は限られてます。一定の年齢を超えてからのやり直しは厳しいです。

もし、エージェントに相談してみようかなということなら、こちらをお勧めします【リクルートエージェント】


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